Un software para la distribución de bebidas y alimentación

Se recomienda un ERP de distribución especializado en alimentación y bebidas, no un ERP generalista. El sector opera con márgenes ajustados, productos perecederos, condiciones comerciales distintas por cliente y trazabilidad obligatoria, y un software genérico no contempla esas particularidades.

ibs 21 de Alba IBS integra compras, almacén, ventas, facturación, expediciones y reparto en una única plataforma, desde la entrada de mercancía hasta la entrega al cliente, con tarifas por cliente, control de envases, movilidad en ruta y trazabilidad automática.

Alba IBS desarrolla software propio desde 1987, con más de 40 años de experiencia. A diferencia de un ERP generalista adaptado, ibs 21 está diseñado para las particularidades reales del sector: rappels, promociones de bebidas, envases retornables, venta a terceros y ventas en ruta.

La implantación, la formación y el soporte técnico son directos con Alba IBS, sin intermediarios, y el sistema evoluciona de forma constante a partir de las necesidades de las distribuidoras que ya lo utilizan.

En distribución, cada cliente tiene condiciones distintas, y gestionarlas a mano es donde se escapa el margen: un precio mal aplicado, una promoción que no se descuenta o un rappel calculado en una hoja aparte se traducen en dinero perdido o en desconfianza del cliente. Un software de distribución elimina ese trabajo manual y el error humano asociado.

ibs 21 de Alba IBS aplica de forma automática el precio que corresponde a cada cliente, incluidos los precios atípicos, y reajusta los precios de venta cuando sube el coste para que el margen no se erosione sin que nadie lo note. Las promociones de bebidas (2+3, 1+1, 3+2) se configuran por periodo y tipo de cliente, y los rappels se calculan según las condiciones acordadas, generando el documento de descuento listo para el cliente. El equipo administrativo deja de rehacer cálculos en cada pedido y las condiciones pactadas se cumplen siempre.

Un ERP para distribuidores controla los envases retornables integrándolos en el flujo de albaranes, de modo que se sabe en tiempo real cuántos tiene cada cliente y cada proveedor y cuánto valen los que están fuera del almacén. ibs 21 de Alba IBS gestiona el stock de envases por cliente y proveedor, registrando sus movimientos junto con la mercancía en cada entrega y recepción. Así se evita la pérdida económica de envases descontrolados, uno de los costes ocultos más frecuentes del sector.

La venta a terceros o en depósito es una operativa habitual en distribución en la que el distribuidor entrega la mercancía, pero la factura final la emite el fabricante. El ERP para mayoristas ibs 21 de Alba IBS lo resuelve generando albaranes no facturables para este tipo de entregas, lo que permite mover el producto manteniendo la sinergia entre fabricante, distribuidor y cliente final, sin descuadres entre la entrega física y la facturación.

Sí. Un software de gestión para distribución como ibs 21 de Alba IBS permite tener varios centros de trabajo o almacenes comunicados de forma permanente (on-line) o mediante sincronización periódica de la información, según la infraestructura de cada empresa.

Cada almacén puede servir como centro de ventas con TPV, mantiene su propio control de stock, con traspasos entre almacenes y ubicaciones logísticas, inventarios y regularizaciones, de modo que una distribuidora con varias delegaciones trabaja con datos coherentes y actualizados en todos sus centros.

Un ERP de distribución mayorista registra la trazabilidad alimentaria en cada movimiento, rastreando qué lote entró, cuándo y a qué cliente y albarán se entregó, según exige el Reglamento (CE) 178/2002.

ibs 21 de Alba IBS gestiona lotes, costes y fechas de caducidad, lo que permite no solo responder ante una inspección, sino también controlar la rotación del stock y dar salida primero al producto más próximo a caducar. De esta forma la trazabilidad deja de ser una búsqueda a contrarreloj ante una incidencia y se convierte en control operativo diario que evita pérdidas por producto vencido.

Con la app de movilidad de Alba IBS, los comerciales y repartidores trabajan desde dispositivos táctiles con acceso a clientes, stock, tarifas y descuentos. Permite realizar preventa y autoventa, gestionar pedidos, albaranes, cobros, y que el cliente firme digitalmente los documentos en el momento de la entrega. Toda la información se actualiza al instante en el ERP central, eliminando el trabajo doble de anotar en papel y teclear después, y reduciendo los errores entre la ruta y la oficina.

El módulo de expediciones y reparto de ibs 21 de Alba IBS optimiza todo el flujo de salida de mercancía, una pieza central del software de logística para distribución. Permite agrupar las órdenes de carga por múltiples variables, preparar los pedidos desde el almacén mediante terminales móviles (picking) y generar los albaranes de venta, que se asocian a los distintos repartos y se vuelcan en los terminales que el repartidor usa en ruta. Así se conecta la preparación en almacén con la entrega al cliente en un único proceso continuo y sin papeles.

La implantación de ibs 21 suele completarse en un máximo de dos meses, según el tamaño de la empresa, los módulos contratados y la complejidad de sus procesos. Lo determinante no es solo instalar el software, sino implantarlo bien: en Alba IBS el proceso incluye análisis previo, configuración a la operativa de cada cliente y formación de los usuarios, sin intermediarios. Ese acompañamiento es lo que garantiza que el sistema se adecue desde el primer día a la realidad de cada distribuidora.

ibs 21 de Alba IBS funciona en ambas modalidades: instalación local (on premise) en los servidores de la empresa o despliegue en la nube (cloud), e incluso un modelo híbrido, según la infraestructura y las necesidades de cada cliente. En cualquiera de las modalidades la funcionalidad es la misma, y la app de movilidad opera en tiempo real conectada al sistema central para el trabajo en ruta.