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Cómo implementar un software de trazabilidad en tu empresa

Toda empresa alimentaria, sea del tamaño que sea, está obligada a mantener un sistema que le permita encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución de un alimento o una materia prima destinada a la producción de alimentos.

Esto hace que sea necesario implementar un software de trazabilidad para garantizar el análisis del estado de uno o varios lotes de artículos y agilizar la gestión de diversas actividades.

Si deseas implementar un software de trazabilidad, te explicaremos brevemente cuáles son los requisitos que debe cumplir dicho programa, en qué aspectos beneficiaría a tu negocio y cuáles son los elementos que componen dicho sistema.

¿Qué es un software de trazabilidad?

Un software de trazabilidad para empresas alimentarias es un sistema informático que sirve para identificar cualquier producto dentro de la empresa, desde la adquisición de las materias primas o mercancías de entrada, a lo largo de las actividades de producción, transformación y/o distribución que desarrolle, hasta el momento en que el operador realice su entrega al siguiente eslabón en la cadena.

Hoy en día, implementar un software de trazabilidad se ha vuelto de vital importancia para obtener toda la información que se necesita de un producto, desde el uso de la materia prima (trazabilidad ascendente) hasta su distribución y reparto (trazabilidad descendente).

De esa forma, el sistema de trazabilidad podrá garantizar la seguridad y protección al consumidor, así como también estar al pendiente de las normas vigentes para esta clase de gestiones empresariales que implica conocer el estado de todas las mercancías.

Algunos requisitos para implementar el software de trazabilidad

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El procedimiento o sistema de trazabilidad que se adopte dentro de cada empresa deberá tener en cuenta:

  1. La identificación del producto, es decir, un medio único, lo más sencillo posible, para identificar un producto o agrupación de productos. Normalmente usamos el código de barras que deberá ser único (EAN128)
  2. Los datos del producto, es decir:
    1. Las materias primas, partes constituyentes del producto o mercancías que entran en cada empresa.
    2. Cuando fue fabricado y sus fechas de consumo y caducidad.
    3. Su procedencia y destino, así como las fechas de ambos (una etapa antes y una etapa después).
  3. La relación entre la identificación del producto y los datos sobre el mismo. El seguimiento del movimiento de un producto (trazabilidad) va ligado a información comercial y de procesos internos y autocontroles.

Por tanto, el software de trazabilidad para tu empresa alimentaria, debe contar con un sistema de codificación para la identificación global de los productos por lotes o agrupaciones (EAN128). Asimismo, se debe proveer los diversos códigos de los productos para evitar cualquier inconveniente que puedan surgir durante el trayecto de la mercancía al consumidor final.

Otros requisitos para implementar el software de trazabilidad son la recopilación de información, el manejo de los registros de almacenamiento de lotes y el cumplimiento de las regulaciones brindadas por los sistemas de seguridad alimentaria.

Beneficios para tu empresa

Implementar un buen software de trazabilidad no tiene por qué llevar necesariamente asociado grandes costos. Es importante tener en cuenta qué cambios son necesarios para asegurar trazabilidad en la empresa ya que el coste de tales cambios será compensado con los beneficios que supone el disponer del sistema de trazabilidad alimentaria.

  • Proporciona información dentro de la empresa para facilitar el control de procesos y la gestión (por ejemplo, el control de stocks).
  • Contribuye al aseguramiento de la calidad y la certificación de sus productos.
  • Sirve de apoyo cuando los problemas surgen, facilitando la localización, inmovilización y, en su caso, retirada efectiva y selectiva de los alimentos.

Permite demostrar con la “debida diligencia” el origen de un problema, especialmente importante con vistas a la depuración de responsabilidades.

  • Además de eso, con un software de gestión podrás controlar las fechas de entrada, envasado y vencimiento de cualquier producto.

Otra gran ventaja de implementar un sistema de gestión de trazabilidad en el sistema de gestión empresarial es que podrás eliminar totalmente el trabajo duplicado y manual de registro de entradas y salidas por parte del operario.

Elementos del sistema de trazabilidad del producto

software- trazabilidad

Para que el sistema de trazabilidad surja efecto y brinde los beneficios necesarios a tu empresa, es importante que el mismo este compuesto por los siguientes elementos:

  1. Sistema de identificación: con este primer elemento podrás identificar tus productos tanto de forma individual como grupal. Esto se lleva a cabo mediante códigos de identidad que se colocan durante el embalaje para garantizar su control durante todo el traslado.
  2. Sistema de captura de datos: sí o sí necesitarás contar con alguna herramienta de captura de datos para saber qué materias primas se han usado para la elaboración de tus productos, así como contar con los datos de la fábrica y la gestión de los almacenes. Asegúrate de facilitarle el trabajo a tus operarios con sistemas WiFi y táctiles para que la trazabilidad se integre dentro de los procesos productivos de tu empresa y no sea una tarea aparte.
  3. Informes detallados: La exigencia de trazabilidad se confía a la responsabilidad de cada operador de la cadena alimentaria. Cada uno debe recopilar y archivar la información relevante para garantizarla, por lo que es necesario adquirir un programa de gestión especializada por sector.

Hoy en día, implementar el software de trazabilidad es primordial para poder tener conocimientos del estado de nuestro producto, cumplir con garantías la normativa y ofrecer así el mejor servicio de atención a los clientes. Es por eso que si estás pensando en mejorar la gestión de tu negocio, te invitamos a contactarnos para saber más sobre nuestras mejores soluciones de software de gestión empresarial.

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